Email Archivierung
Leicht zu bedienen
Kostengünstige Cloud Lösung
Erfahren Sie, wie die DIGI-TAL.IT GmbH mit einer benutzerfreundlichen und kosteneffizienten Cloud-Lösung Ihre E-Mails sicher und rechtskonform archiviert.
Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) bestimmen, wie Unternehmen in Deutschland ihre digitalen Dokumente, einschließlich E-Mails, aufbewahren müssen.
Hier sind die wichtigsten Punkte zur E-Mailarchivierung nach den GoBD einfach erklärt:
Vollständigkeit und Unveränderbarkeit
Alle geschäftsrelevanten E-Mails müssen vollständig und in der Form, in der sie empfangen oder versendet wurden, aufbewahrt werden. Es ist wichtig, dass diese E-Mails so gespeichert werden, dass sie nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden können.
Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit
Die Archivierungssysteme müssen sicherstellen, dass E-Mails in einer Weise gespeichert werden, die eine spätere Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit ermöglicht. Dies beinhaltet eine ordnungsgemäße Protokollierung des Archivierungsprozesses.
Aufbewahrungsfristen
Geschäftsrelevante E-Mails müssen für mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. In bestimmten Fällen, wie bei steuerlich relevanten Dokumenten, kann sich die Aufbewahrungsfrist auf zehn Jahre verlängern.
Zugriffsmöglichkeit
Die archivierten E-Mails müssen jederzeit während der Aufbewahrungsfrist schnell und unkompliziert zugänglich sein, um bei Bedarf Auskünfte erteilen zu können.
Datensicherheit
Geeignete Maßnahmen müssen ergriffen werden, um die Sicherheit der archivierten E-Mails gegen Verlust, Diebstahl oder Beschädigung zu gewährleisten.
Rechtskonforme E-Mail-Archivierung leicht gemacht
Die Einhaltung der GoBD-Vorgaben ist nicht nur rechtlich wichtig. Sie sorgt auch dafür, dass Unternehmen bei Prüfungen ihre digitalen Unterlagen korrekt vorzeigen können.
Die DIGI-TAL.IT GmbH bietet eine einfache und günstige Cloud-Lösung für die Archivierung von E-Mails. Ihre Mails werden direkt in Microsoft 365 oder Exchange sicher gespeichert. Wir nutzen dabei die führende Lösung auf dem Markt.
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