Dokumentenmanagement: Wie man dem täglichen Papier-Berg entkommt

Sie kennen das sicher auch: Tagtäglich landen verschiedenste Dokumente in Ihrem Büro, Angebote, Rechnungen, Bedienungsanleitungen, Garantie- und Lizenzzertifikate und einige dieser Dokumente in klassischer Papierform, zunehmend aber immer mehr in Form eines eMail Anhanges, z.B. im PDF Format. Schnell ist man dazu geneigt, die digitalen Dokumente auszudrucken und in Ordnern abzulegen.

Das eigentliche Problem tritt auf, wenn ein solches Dokument wieder benötigt wird und man es nicht in dem Ordner wiederfindet, in dem man es vermutet. Schon beginnt die Sucherei.

Eine Alternative ist es, zumindest die digitalen Dokumente auf der Festplatte abzulegen, vorzugsweise auf einem Server. Hier kann man sich mit Hilfe einer Ordnerstruktur behelfen, doch diese wird ebenfalls schnell unübersichtlich und die Suchfunktion ist engeschränkt.

In diese Bresche springt DMS (Document Management System) Software. Dieses unterstützt den Anwender, eingehende Dokumente zu archivieren.

• eingehende Papierdokumente werden über einen Scanner digitalisiert
• eingehende eMail Anhänge werden direkt aus dem Mailprogramm ins DMS übergeben
• selbst erstellte Dokumente können über einen festgelegten Ordner automatisch übergeben werden
• selbst Abläufe wie Postverteiler lassen sich über „Workflows“ digital durchführen
• Assistenten erkennen wiederkehrende Dokumente und archivieren diese automatisch
• sogar über Smartphones lassen sich Dokumente erstellen und direkt archivieren
• über Smartphones und Tablets kann unterwegs auf das Archiv zugegriffen werden

Der Vorteil liegt auf der Hand, digitale Dokumente werden durch eine OCR Software „lesbar“ gemacht und man erhält so eine Volltextsuche über alle Inhalte. Damit findet man immer das gesuchte Dokumente. Kategorien und Klassifizierungen helfen, eine Ordnungsstruktur aufzubauen. Zusätzlich sind die Dokumente revisionssicher gespeichert und variable Dokumente, wie z.B. Vorlagen können über eine Versionsverwaltung komplett zurückverfolgt werden.

Wenn Sie sich für ein Dokumenten-Managment-System interessieren, nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wir beraten Sie gerne.