ecoDMS kennenlernen

ecoDMS, der Hersteller des gleichnamigen Dokumenten-Management-Systems hält am 10.05.22 von 09:00 – 16:00 Uhr eine virtuelle Hausmesse ab.

Es erwarten Sie Demos, Berichte aus dem angewandten Einsatz von ecoDMS und vieles mehr.

Weitere Informationen und Anmeldemöglichkeiten finden Sie hier:

https://www.it-zoom.de/advertorial/ecodms-dokumente-effizient-verwalten

https://www.ecodms.de/index.php/de/hausmesse

2019 – DIGI-TAL.IT GmbH startet!

Mit dem Wechsel des Jahres startet die DIGI-TAL.IT GmbH als Nachfolger der kn² Datentechnik. Die Ansprechpartner bleiben gleich, ebenso die bekannten Rufnummern.

Größte Änderung ist der Verzicht auf die persönlichen Mailadressen. Die Kommunikation läuft zukünftig über die neue zentrale E-Mail-Adresse kontakt@digi-tal.it. Support Anfragen stellen Sie bitte direkt an ticket@digi-tal.it. Ihre Anfrage wird dort durch unser neues Ticketsystem entgegengenommen und erfasst. Hier laufen alle Ihre Anfragen zusammen und werden zeitnah bearbeitet.

Das Ticketsystem wird voraussichtlich ab 03.02.2019 zum Einsatz kommen. Passend zu den Anforderungen haben wir unser ERP System gewechselt und arbeiten nun mit SAP Systemhaus.One basierend auf SAP Business.One.

Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit und wünschen Ihnen, Ihren Familien und allen Mitarbeitern ein friedliches und vor allem gesundes Jahr 2019!

Aus kn² Datentechnik wird DIGI-TAL.IT GmbH

Liebe Kunden!

Am 01.01.2019 ist es soweit. Der Geschäftsbetrieb der kn² Datentechnik, Inhaber: Achim Kirchmann wird durch die DIGI-TAL.IT GmbH weitergeführt. Dabei werden alle laufenden Verträge und Verbindlichkeiten übernommen. Für Sie als Kunden ändert sich nicht viel, die bekannten Ansprechpartner und die Telefonnummern bleiben gleich, lediglich die E-Mail-Adressen passen sich der neuen Firmierung an.

Wir bedanken uns für den gemeinsamen Weg bis hierhin und freuen uns, Sie auch in 2019 als DIGI-TAL.IT GmbH unterstützen zu dürfen.

Wir wünschen Ihnen und Ihren Angehörigen ein gesegnetes und ruhiges Weihnachtsfest sowie einen guten Übergang in das neue Jahr 2019!

Wie in jedem Jahr unterstützen wir im Namen unseren Kunden ein soziales Projekt, in diesem Jahr geht unsere Zuwendung an die Aktion „Kindertal

Zwei-Faktor-Authentifizierung – Wie man Benutzerkonten sicherer macht

Jeder hat Benutzerkonten, bei Facebook, Amazon, auf dem Computer, etc. Viele Dienste bedienen sich der klassichen Form von Benutzerkonten, es gibt einen Benutzernamen (oft auch die eMail Adresse) und ein selbst gewähltes Kennwort, mit dem man sich anmelden kann. Deutlich mehr Sicherheit bietet da die sogenannte Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Viele benutzen diese schon, ohne es zu wissen, nämlich im Online Banking. Hier wird zusätzlich zu der Anmeldung mit dem Benutzerkonto eine Transaktionsnummer (TAN) benötigt. Viele Dienste unterstützen bereits die Zwei-Faktor-Authentifizierung, da diese Form der Authentifizierung erheblich sicherer und dank moderner Smartphones nicht sonderlich kompliziert ist.

In der Praxis werden zwei verschiedene Methoden angewendet:

  • der Dienst nach dem „Login“ eine SMS mit einer Sicherheitsnummer, die dann zusätzlich zur Anmeldung angegeben werden muss
  • der Dienst verwendet eine auf dem Smartphone installierte App, die die Sicherheitsnummer generiert.

Beide Wege sind einfach zu bedienen und erhöhen das Maß an Sicherheit immens. Über diese Art der Authentifizierung können bereits heute viele Dienste wie z.B. Facebook, Google, Amazon abgesichert werden.

Eine Übersicht über Dienste, die bereits Zwei-Faktor-Authentifizierung anbieten, finden Sie hier : https://twofactorauth.org/ (in englisch).

Wenn Sie einen eigenen Server z.B. mit Terminalszugriff oder Outloo WebAccess nutzen, so lässt sich schnell und unproblematisch eine Zwei-Faktor Authentifizierung mit ESET Secure Authentication einrichten. Einfacher und schneller geht Sicherheit nicht!

Gerne unterstützen wir Sie bei der Einrichtung!

Dokumentenmanagement: Wie man dem täglichen Papier-Berg entkommt

Sie kennen das sicher auch: Tagtäglich landen verschiedenste Dokumente in Ihrem Büro, Angebote, Rechnungen, Bedienungsanleitungen, Garantie- und Lizenzzertifikate und einige dieser Dokumente in klassischer Papierform, zunehmend aber immer mehr in Form eines eMail Anhanges, z.B. im PDF Format. Schnell ist man dazu geneigt, die digitalen Dokumente auszudrucken und in Ordnern abzulegen.

Das eigentliche Problem tritt auf, wenn ein solches Dokument wieder benötigt wird und man es nicht in dem Ordner wiederfindet, in dem man es vermutet. Schon beginnt die Sucherei.

Eine Alternative ist es, zumindest die digitalen Dokumente auf der Festplatte abzulegen, vorzugsweise auf einem Server. Hier kann man sich mit Hilfe einer Ordnerstruktur behelfen, doch diese wird ebenfalls schnell unübersichtlich und die Suchfunktion ist engeschränkt.

In diese Bresche springt DMS (Document Management System) Software. Dieses unterstützt den Anwender, eingehende Dokumente zu archivieren.

  • eingehende Papierdokumente werden über einen Scanner digitalisiert
  • eingehende eMail Anhänge werden direkt aus dem Mailprogramm ins DMS übergeben
  • selbst erstellte Dokumente können über einen festgelegten Ordner automatisch übergeben werden
  • selbst Abläufe wie Postverteiler lassen sich über „Workflows“ digital durchführen
  • Assistenten erkennen wiederkehrende Dokumente und archivieren diese automatisch
  • sogar über Smartphones lassen sich Dokumente erstellen und direkt archivieren
  • über Smartphones und Tablets kann unterwegs auf das Archiv zugegriffen werden

Der Vorteil liegt auf der Hand, digitale Dokumente werden durch eine OCR Software „lesbar“ gemacht und man erhält so eine Volltextsuche über alle Inhalte. Damit findet man immer das gesuchte Dokumente. Kategorien und Klassifizierungen helfen, eine Ordnungsstruktur aufzubauen. Zusätzlich sind die Dokumente revisionssicher gespeichert und variable Dokumente, wie z.B. Vorlagen können über eine Versionsverwaltung komplett zurückverfolgt werden.

Wenn Sie sich für ein Dokumenten-Managment-System interessieren, nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wir beraten Sie gerne.

Achten Sie auf Ihre Kennworte! – Tipps zur Erstellung komplizierter Kennworte.

Wissenschaftler haben nach der Analyse von 1 Milliarde veröffentlichter Benutzerkonten die verwendeten Passwörter analsysiert. Die Top-10 der meist benutzten Passworte liest sich wie ein schlechter Scherz. Wer möchte, kann sich diese in einem Artikel von Heise nachlesen.

Das Ergebnis ist erschreckend, anscheinend gehen immer noch viel zu viele Menschen acht- und gedankenlos mit Passworten um. Fachleute raten zu komplizierten Kennworten, die keinen inhaltlichen Zusammenhang haben und möglichst eine Mischung aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen sind. Das ist in der Praxis aber wenig nützlich, denn so ein Kennwort kann man sich schlecht merken. Außerdem sollte man für jeden Dienst ein eigenes Passwort erstellen, damit im Falle einer Kompromittierung man nicht alle Kennwörter ändern muss und ein eventueller Hacker nicht direkt Zugriff auf alles hat.

Es gibt aber ein paar einfache Tricks, sich komplizierte Passworte auszudenken, die man sich auch noch gut merken kann. Die Lösung lautet: Kennwortsätze. Dabei gibt es zwei Vorgehensweisen:

  1. man denkt sich einen Satz aus, wie z.B.: „Im Sommer ist es warm“. Wenn man diesen jetzt noch mit Sonderzeichen versieht, z.B: „Im Sommer! ist es warm#“ ist das als Kennwort schon ausreichend lang und komplex und lässt sich hervorragend merken.
  2. auch hier denkt man sich einen Satz aus und nutzt nur die Anfangsbuchstaben als Passwort. So wird aus „Meine Katze liegt gerne auf dem Kamin“ das Passwort „MKlgadK“. Sieht kompliziert aus, kann man sich aber einfach merken. Auch hier lassen sich ein paar Zahlen oder Sonderzeichen einfügen, uns man hat ein fast unknackbares Passwort.

Wenn man jetzt noch dazu übergeht und für jeden Dienst ein Kürzel in das Passwort einzufügen, erhält man ein individuelles Passwort für verschiedene Dienste.

Beispiel:
Aus dem Passwort „MKlgadK“ mit Sonderzeichen und Kürzel für Facebook wird z.B. „MK!lgadK#f“.

Hier ist ein bisschen Kreativität gefragt aber der Aufwand lohnt sich! Zusätzlich sollte man bei jedem Dienst, der das ermöglicht, die 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren. Was das ist und wie das geht, können Sie in diesem Artikel nachlesen.

 

Videoüberwachung mit Netzwerkkameras

Durch Diebstahl sind der Wirtschaft im letzten Jahr Milliardenschäden entstanden. Vor allem teure Smartphones und elektrische Geräte sind begehrt und werden im Einzelhandel aber auch immer häufiger aus Betriebsstätten entwendet. Dank moderner IP Technik lassen sich heute Kameras einfach in die vorhandene EDV Struktur einbinden, die Stromversorgung erfolgt über das Netzwerkkabel (PoE, Power over Ethernet) und es muss nur ein Kabel zum Installationsort gezogen werden.

Als Zentrale setzen wir die QNAP Surveillance Station ein, eine Software, die auf einem QNAP NAS (Netzwerkspeicher) installiert wird. Hierüber werden die Kameras eingebunden und die Videoaufnahmen direkt auf dem NAS Speicher abgelegt.

Das System bietet folgende Vorteile:

  • Ausgereifte Sicherung der Videodaten, dank QNAP NAS
  • Flexible Einbindung von Netzwerkkameras
  • Komfortable Einrichtung von Aufnahmen und Aufbewahrung
  • Aufzeichnung nach Bewegungsmeldung
  • Zugriff auf die Aufnahmen über das Netzwerk oder über Smartphone App

Gerne beraten wir Sie bei der Planung Ihrer Videoüberwachung.

iOS 11 Update mit großen Problemen bei Exchange Konten

Am 19.09.2017 hat Apple die neue Version 11 ihres mobilen Betriebssystems iOS veröffentlicht. Neben vielen Verbesserungen haben sich aber leider auch einige Probleme mit eingeschlichen. Aktuell berichten viele Benutzer von großen Problemen mit Exchange und Kerio Mail Postfächern, die das Microsoft ActiveSync Protokoll benutzen. Hier hat Apple anscheinend einen Fehler bei der Implementierung gemacht, die ansonsten seit Jahren problemlos funktioniert hat.

Wir raten daher allen Kunden, mit dem Update ihrer Geräte auf iOS 11 zu warten, bis dieses Problem durch ein Hotfix seitens Apple behoben ist. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche eMail Konten Sie benutzen, sprechen Sie uns gerne an.

Foto: ymgerman / 123RF Lizenzfreie Bilder

Rechnung von .DE Deutsche Domain – Vorsicht Abzocke!

Sehr geehrte Frau / Herr,

Nachfolgend die Einzelheiten zu der Domainregistrierung für 2016 / 2017.

Wir hoffen, Sie ausreichend informiert zu haben.

Mit freundlichen Grüssen

Haben Sie vor kurzem eine Mail mit diesem Inhalt empfangen?!

Sie werden in der angehängten PDF zu einer Zahlung von ca. 200€ für eine Domain-Registrierung aufgefordert. Sieht auch tatsächlich nach einer Rechnung aus mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, etc.

Wer sich das Kleingedruckte durchliest erkennt schnell das es sich in Wirklichkeit um ein Angebot einer Leistung handelt „Dies ist ein angebot und keine rechnung, die zahlung auf dieses angebot hin wird als annahme des angebotes oder auftragsbestätigung verstanden.

Bei dem Absender handelt es sich um Betrüger!

Sie sollten vorsichtig sein wenn Sie per Mail eine Rechnung erhalten. Die gilt insbesondere dann wenn Ihnen der Absender unbekannt ist und Sie den Anhang (PDF, Word, etc.) öffnen sollen. Es besteht die Gefahr das Sie Ihren PC/Laptop mit einem Trojaner infizieren. Gerne werden aber auch falsche Rechnungen von bekannten Firmen (IKEA, Telekom, GROUPON, DHL) angegeben.

Wenn Sie zu dem Thema weitere Info benötigen sprechen Sie uns gerne an.