Warum beim Thema E-Mail-Archivierung keine Ausreden mehr gelten
Ab dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich.
Das heißt: Die Pflicht zur Archivierung jeglicher digitalen Dokumente gilt für alle Unternehmen, die Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln – unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung -, nun ausnahmslos! Werden Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per E-Mail kommuniziert, ist das Unternehmen im Zugzwang: Spätestens bis zum 31. Dezember 2016 sollte eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein.
Ein System zur E-Mail-Archivierung ist unumgänglich
Doch was genau hat es mit dem vollumfänglichen Inkrafttreten der GoBD auf sich? Die GoBD haben die alten Grundsätze GDPdU und GoBS zur Archivierung elektronischer Dokumente abgelöst und regeln seit dem 01.01.2015 unter anderem die gesetzliche Aufbewahrungspflicht elektronischer Geschäftsdokumente, -vereinbarungen und -aufzeichnungen sowie deren Unveränderbarkeit. Dabei müssen die genannten Materialien nicht nur auffindbar, sondern auch stets abrufbar sein.
Was muss archiviert werden?
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz
- sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisations-Unterlagen,
- die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe (E-Mails), Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege und
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden.
Archivierung von Dateianhängen
E-Mail-Anhänge müssen ebenfalls archiviert werden, sollte die E-Mail ohne diese Anlagen unverständlich oder unvollständig sein.
In der Praxis
In Anbetracht der Masse der täglich empfangenen und versendeten E-Mails ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails fast nicht möglich. Es wird daher oft bevorzugt, einfach alle E-Mails zu archivieren. Dies kann ein Unternehmen jedoch in Konflikt mit
anderen Gesetzen bringen.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO):
- Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
- Die Fristen beginnen mit Schluss des Kalenderjahres, indem die Handels- oder Geschäftsbriefe versendet oder empfangen wurden oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Wie kann man eine rechtsgültige E-Mail Archivierung umsetzen?
Wir empfehlen Mailstore als E-Mail Archiv, je nach bei Ihnen vorhandener Umgebung gibt es zwei unterschiedliche Methoden:
- Bei wenigen Postfächern empfehlen wir careIT-Mailarchiv – Powered by Mailstore. Hier buchen Sie über uns die gewünschte Anzahl an Archiven. Auf Ihren Rechnern wird der Mailstore Client installiert, über den die Archivierung sowie die Recherche in den Archiven gestartet werden kann.
Vorteil: Dadurch, dass die Archive im deutschen Rechenzentrum gespeichert werden, muss man sich um weitere Sicherung keine Gedanken machen, Außerdem ist der Zugriff weltweit möglich. - Haben Sie mehrere Postfächer und setzen z.B. einen Exchange Server ein, dann kann Mailstore Server lokal installiert werden und Sie greifen bequem über den Mailstore Client rechtskonform darauf zu.
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