Dokumentenmanagement: Wie man dem täglichen Papier-Berg entkommt

Sie kennen das sicher auch: Tagtäglich landen verschiedenste Dokumente in Ihrem Büro, Angebote, Rechnungen, Bedienungsanleitungen, Garantie- und Lizenzzertifikate und einige dieser Dokumente in klassischer Papierform, zunehmend aber immer mehr in Form eines eMail Anhanges, z.B. im PDF Format. Schnell ist man dazu geneigt, die digitalen Dokumente auszudrucken und in Ordnern abzulegen.

Das eigentliche Problem tritt auf, wenn ein solches Dokument wieder benötigt wird und man es nicht in dem Ordner wiederfindet, in dem man es vermutet. Schon beginnt die Sucherei.

Eine Alternative ist es, zumindest die digitalen Dokumente auf der Festplatte abzulegen, vorzugsweise auf einem Server. Hier kann man sich mit Hilfe einer Ordnerstruktur behelfen, doch diese wird ebenfalls schnell unübersichtlich und die Suchfunktion ist engeschränkt.

In diese Bresche springt DMS (Document Management System) Software. Dieses unterstützt den Anwender, eingehende Dokumente zu archivieren.

  • eingehende Papierdokumente werden über einen Scanner digitalisiert
  • eingehende eMail Anhänge werden direkt aus dem Mailprogramm ins DMS übergeben
  • selbst erstellte Dokumente können über einen festgelegten Ordner automatisch übergeben werden
  • selbst Abläufe wie Postverteiler lassen sich über „Workflows“ digital durchführen
  • Assistenten erkennen wiederkehrende Dokumente und archivieren diese automatisch
  • sogar über Smartphones lassen sich Dokumente erstellen und direkt archivieren
  • über Smartphones und Tablets kann unterwegs auf das Archiv zugegriffen werden

Der Vorteil liegt auf der Hand, digitale Dokumente werden durch eine OCR Software „lesbar“ gemacht und man erhält so eine Volltextsuche über alle Inhalte. Damit findet man immer das gesuchte Dokumente. Kategorien und Klassifizierungen helfen, eine Ordnungsstruktur aufzubauen. Zusätzlich sind die Dokumente revisionssicher gespeichert und variable Dokumente, wie z.B. Vorlagen können über eine Versionsverwaltung komplett zurückverfolgt werden.

Wenn Sie sich für ein Dokumenten-Managment-System interessieren, nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wir beraten Sie gerne.

Achten Sie auf Ihre Kennworte! – Tipps zur Erstellung komplizierter Kennworte.

Wissenschaftler haben nach der Analyse von 1 Milliarde veröffentlichter Benutzerkonten die verwendeten Passwörter analsysiert. Die Top-10 der meist benutzten Passworte liest sich wie ein schlechter Scherz. Wer möchte, kann sich diese in einem Artikel von Heise nachlesen.

Das Ergebnis ist erschreckend, anscheinend gehen immer noch viel zu viele Menschen acht- und gedankenlos mit Passworten um. Fachleute raten zu komplizierten Kennworten, die keinen inhaltlichen Zusammenhang haben und möglichst eine Mischung aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen sind. Das ist in der Praxis aber wenig nützlich, denn so ein Kennwort kann man sich schlecht merken. Außerdem sollte man für jeden Dienst ein eigenes Passwort erstellen, damit im Falle einer Kompromittierung man nicht alle Kennwörter ändern muss und ein eventueller Hacker nicht direkt Zugriff auf alles hat.

Es gibt aber ein paar einfache Tricks, sich komplizierte Passworte auszudenken, die man sich auch noch gut merken kann. Die Lösung lautet: Kennwortsätze. Dabei gibt es zwei Vorgehensweisen:

  1. man denkt sich einen Satz aus, wie z.B.: „Im Sommer ist es warm“. Wenn man diesen jetzt noch mit Sonderzeichen versieht, z.B: „Im Sommer! ist es warm#“ ist das als Kennwort schon ausreichend lang und komplex und lässt sich hervorragend merken.
  2. auch hier denkt man sich einen Satz aus und nutzt nur die Anfangsbuchstaben als Passwort. So wird aus „Meine Katze liegt gerne auf dem Kamin“ das Passwort „MKlgadK“. Sieht kompliziert aus, kann man sich aber einfach merken. Auch hier lassen sich ein paar Zahlen oder Sonderzeichen einfügen, uns man hat ein fast unknackbares Passwort.

Wenn man jetzt noch dazu übergeht und für jeden Dienst ein Kürzel in das Passwort einzufügen, erhält man ein individuelles Passwort für verschiedene Dienste.

Beispiel:
Aus dem Passwort „MKlgadK“ mit Sonderzeichen und Kürzel für Facebook wird z.B. „MK!lgadK#f“.

Hier ist ein bisschen Kreativität gefragt aber der Aufwand lohnt sich! Zusätzlich sollte man bei jedem Dienst, der das ermöglicht, die 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren. Was das ist und wie das geht, können Sie in diesem Artikel nachlesen.

 

Videoüberwachung mit Netzwerkkameras

Durch Diebstahl sind der Wirtschaft im letzten Jahr Milliardenschäden entstanden. Vor allem teure Smartphones und elektrische Geräte sind begehrt und werden im Einzelhandel aber auch immer häufiger aus Betriebsstätten entwendet. Dank moderner IP Technik lassen sich heute Kameras einfach in die vorhandene EDV Struktur einbinden, die Stromversorgung erfolgt über das Netzwerkkabel (PoE, Power over Ethernet) und es muss nur ein Kabel zum Installationsort gezogen werden.

Als Zentrale setzen wir die QNAP Surveillance Station ein, eine Software, die auf einem QNAP NAS (Netzwerkspeicher) installiert wird. Hierüber werden die Kameras eingebunden und die Videoaufnahmen direkt auf dem NAS Speicher abgelegt.

Das System bietet folgende Vorteile:

  • Ausgereifte Sicherung der Videodaten, dank QNAP NAS
  • Flexible Einbindung von Netzwerkkameras
  • Komfortable Einrichtung von Aufnahmen und Aufbewahrung
  • Aufzeichnung nach Bewegungsmeldung
  • Zugriff auf die Aufnahmen über das Netzwerk oder über Smartphone App

Gerne beraten wir Sie bei der Planung Ihrer Videoüberwachung.